Comptabilité d'entreprise : 8 tâches chronophages que les comptables devraient automatiser dès maintenant
Véritable cœur administratif de votre business, la comptabilité d’entreprise évolue rapidement. Ce qui était autrefois un domaine figé, axé sur la rigueur et la répétition, entre aujourd’hui dans une ère de transformation numérique.
À Québec comme ailleurs, l’efficacité ne se limite plus à la tenue des livres : elle repose désormais sur la capacité à automatiser, analyser et anticiper.
Pour les entreprises prêtes à franchir ce cap, un outil puissant comme GEM-WORK devient un véritable pilier de modernisation. Dans cet article, découvrez six tâches comptables chronophages que vous devriez automatiser dès maintenant. De plus, nous vous donnons des pistes concrètes pour libérer du temps, fiabiliser vos données et accroître votre rentabilité.
1. La saisie manuelle des factures fournisseurs
La saisie manuelle de dizaines, voire de centaines, de factures, reçus, devis et relevés bancaires est l’un des plus grands freins à l’efficacité comptable. Véritable gouffre de productivité, ce processus est lent, propice aux erreurs, et surtout, monopolise du personnel pour une tâche sans véritable valeur ajoutée stratégique.
Solution
Automatiser la capture et l’intégration des factures via un système de reconnaissance optique (OCR) intelligent couplé à un logiciel comptable permet de réduire les erreurs, de raccourcir les délais de traitement et de libérer du temps pour les activités d’analyse financière.
Avec GEM-WORK
Notre logiciel comptable tout-en-un intègre un module de gestion des factures intelligent : il scanne, catégorise, archive et relie automatiquement les factures aux projets, aux bons de commande et aux comptes appropriés. Résultat : un flux de travail fluide, fiable et entièrement traçable. Le comptable intervient uniquement en cas d’exception.
2. Le suivi des paiements et des relances clients
Le suivi des paiements est souvent négligé ou effectué tardivement, entraînant des retards de trésorerie et des tensions avec les clients. Les relances, lorsqu’elles sont faites manuellement, manquent de constance et d'efficacité.
Solution
Mettre en place une solution d'automatisation des rappels de paiement, avec scénarios personnalisés, permet de professionnaliser les relances et d’accélérer les encaissements, tout en maintenant de bonnes relations clients.
Avec GEM-WORK
Le système permet d’automatiser l’envoi de courriels, de SMS ou de notifications avec des messages adaptés au type de client, à l’ancienneté de la dette ou au ton voulu. De plus, les relances sont archivées dans le CRM intégré, permettant un suivi clair pour les équipes de gestion.
3. Le rapprochement bancaire
Assurer que les flux bancaires correspondent aux écritures comptables est indispensable pour détecter les fraudes, anticiper les découverts et valider les états financiers. Mais faire cette vérification à la main peut vite devenir une tâche laborieuse et fastidieuse. En effet, cela demande minutie et concentration, surtout lorsque les transactions sont nombreuses. En cas d’erreurs, les écarts peuvent être difficiles à retracer.
Solution
Automatiser le rapprochement bancaire via une synchronisation directe avec les comptes bancaires permet d’identifier les écarts en temps réel, de réduire les risques de fraude et d’améliorer la fiabilité des données.
Avec GEM-WORK
GEM-WORK effectue des rapprochements intelligents. Les relevés bancaires sont importés automatiquement. Le système repère les correspondances exactes ou partielles, isole les écarts à vérifier, et propose des suggestions de correction. Chaque transaction suspecte est automatiquement signalée pour une intervention rapide. Une fonctionnalité qui donne un avantage concurrentiel réel aux entreprises québécoises souhaitant fiabiliser leur gestion de trésorerie.
4. La gestion des feuilles de temps et des paies
Entre les heures supplémentaires, les absences, les congés et les primes variables, la gestion des heures travaillées est un casse-tête récurrent. Lorsque cette gestion est mal gérée, elle entraîne des erreurs de paie, une insatisfaction des employés et même des sanctions légales.
Solution
L’automatisation des feuilles de temps et du traitement des paies permet d’éviter les litiges, de gagner en précision et de s’assurer de la conformité aux normes du travail provinciales et fédérales.
Avec GEM-WORK
GEM-WORK, logiciel comptable tout-en-un, dispose d’un module qui inclut une gestion automatisée des feuilles de temps, un calcul dynamique des paies, et une exportation directe vers les systèmes de paie.
5. La gestion des rapports et des indicateurs financiers
Préparer des bilans, des états de résultats, des rapports de gestion… tout cela peut prendre parfois plusieurs jours. Un temps considérable qui limite la réactivité de votre entreprise, surtout si les données sont réparties sur plusieurs plateformes ou outils.
Solution
La centralisation au sein d’une seule plateforme et l’automatisation des rapports vous permet d’avoir accès, en tout temps, à des indicateurs financiers clés mis à jour instantanément. Cela facilite la prise de décision et renforce la gouvernance de l’entreprise.
Avec GEM-WORK
Grâce à son tableau de bord personnalisable, GEM-WORK présente des indicateurs financiers clés (marge, rentabilité par projet, trésorerie, dettes fournisseurs) à jour, et en temps réel. Ces données, visuellement accessibles, vous aident à prendre des décisions fondées sur des faits.
6. La gestion des taxes (TPS, TVQ, etc.)
Calculer, déclarer et payer correctement les taxes à chaque cycle fiscal est une tâche sensible. Une erreur ou un oubli peut avoir de lourdes conséquences financières, voire juridiques.
Solution
Un système automatisé qui calcule les taxes applicables à chaque vente ou achat, génère les rapports requis et envoie des rappels de paiement aux bonnes dates réduit considérablement les risques.
Avec GEM-WORK
GEM-WORK calcule automatiquement les taxes applicables selon le type de client, la province et le produit/service vendu. De plus, le système génère les déclarations prêtes à soumettre et vous envoie des alertes pour ne rien oublier.
7. La gestion des dépenses et notes de frais
Collecter des reçus, les classer, les faire approuver et les rembourser est une tâche administrative qui ralentit à la fois les comptables et les employés.
Solution
Un système mobile à portée de main permet de capturer, catégoriser et acheminer automatiquement les dépenses.
Avec GEM-WORK
Les employés peuvent soumettre leurs dépenses en quelques secondes via leur téléphone. Les flux d’approbation s’adaptent à vos règles internes, les remboursements sont déclenchés automatiquement, et les écritures sont comptabilisées en temps réel. Un avantage de taille pour les entreprises en croissance ou multisites.
8. Le traitement des paiements fournisseurs
Entre la réception des factures, les vérifications manuelles, les approbations internes et les paiements, de nombreux ralentissements peuvent apparaître. En plus, les retards de paiement, eux, détériorent profondément la relation avec vos fournisseurs.
Solution
L’appariement automatique des bons de commande, factures et réceptions, avec la génération des paiements électroniques.
Avec GEM-WORK
Les paiements sont enclenchés automatiquement lorsque toutes les conditions sont remplies. Des alertes préviennent en cas d’anomalies ou d’échéances proches, et les rapports de suivi sont générés sans intervention humaine. Vous gagnez en efficacité et en crédibilité.
GEM-WORK, le logiciel tout-en-un pour une comptabilité moderne
Développé pour toutes les entreprises, quels que soient leur taille, leur secteur d’activité ou leur industrie, GEM-WORK est bien plus qu’un simple logiciel comptable. C’est une plateforme de gestion complète qui s’adresse aux entreprises désireuses d’optimiser leur temps, sécuriser leurs opérations et maximiser leur rentabilité.
- ✔️ Intégration fluide avec d’autres outils (CRM, ERP, paie)
- ✔️ Interface conviviale, intuitive et adaptée aux réalités québécoises
- ✔️ Modules évolutifs pour s’adapter à la taille et au secteur de chaque entreprise
- ✔️ Accompagnement humain, local, et orienté résultats
En libérant les comptables des tâches répétitives, GEM-WORK transforme leur rôle : ils passent de gardiens des chiffres à stratèges de la performance.