GEM-TASK, la révolution de la gestion de projet

La gestion de projet regroupe plusieurs étapes chronologiques pour le succès de votre entreprise. Il s’agit de la planification, la gestion et la mise en œuvre de projets stratégiques dont le but est de faire grandir votre business. En clair, la gestion de projet aide les entreprises à gérer le changement, améliorer leur efficacité et accroître leur rentabilité.

Contrairement à ce que vous pouvez penser, la gestion de projet n’est pas un luxe réservé aux plus grandes entreprises. En effet, toutes les entreprises, quelle que soit sa taille ou même son secteur d’activité, est confrontée à ce défi. Être capable de jongler avec de multiples initiatives, guider plusieurs équipes, respecter des délais serrés, gérer des ressources limitées, naviguer dans un flot continu d’informations… tout cela peut vite devenir oppressant au quotidien pour vous et vos équipes.

Mais alors, comment assurer un suivi clair, éviter les pertes d’informations et mobiliser vos équipes, sans tomber dans la lourdeur des outils complexes ou des dizaines de courriels non traités ? C’est précisément là que GEM-TASK entre en jeu !

GEM-TASK, c’est quoi exactement ?

GEM-TASK est le module de gestion de projet intégré à la suite logicielle GEM-WORK. Il permet aux entreprises de créer, attribuer, suivre, documenter et compléter des tâches dans un environnement unifié, intuitif et centralisé.

Contrairement aux logiciels de gestion de projets compliqués ou surdimensionnés, GEM-TASK mise sur la simplicité, l'efficacité et l’adaptabilité, sans compromettre la rigueur de votre suivi opérationnel.

GEM-TASK s’occupe de la gestion de projet pour vous. Planification, suivi des actions, gestion du temps facturable… tout est mis en place dans un seul but : améliorer votre productivité.

GEM-TASK, c’est pour qui ?

C’est ici que réside la beauté de GEM-TASK : pour tout le monde ! Pensé pour les entreprises de toutes tailles, provenant de tous secteurs et de toutes industries, GEM-TASK est un module 100% adaptable à votre entreprise.

Notre module de gestion de projet centralise toutes les informations majeures pour une planification fluide, une meilleure productivité et un suivi rigoureux. Vous êtes enfin capable de visualiser l’avancement de vos projets en temps réel, d'anticiper les délais et de prendre des décisions éclairées à chaque étape.

Qu’est-ce-que cela signifie concrètement pour votre entreprise au quotidien ?

Plus de structure, un meilleur suivi et une rentabilité de chaque minute de travail. Voilà les promesses de GEM-TASK. Grâce à une organisation claire par projet, vous attribuez les bonnes tâches aux bonnes personnes, suivez le temps facturable avec précision et gérez efficacement vos banques d’heures.

Flexible, intuitif et parfaitement intégré à votre environnement GEM-WORK, ce module est un véritable outil de suivi d'équipe. Il vous offre le contrôle total sur vos opérations, sans surcharge administrative. Avec GEM-TASK, chaque projet est bien géré, et surtout, chaque heure bien utilisée.

La gestion de projet n’a jamais été aussi simple avec GEM-TASK

Évitez que les tâches importantes tombent entre deux chaises

Le problème est courant au sein de nombreuses entreprises, petites, moyennes ou grandes. Il touche tous les secteurs d’activités et toutes les industries. Les suivis se font par courriel, par téléphone ou verbalement. Résultat : rien n’est centralisé, et certaines actions critiques sont oubliées.

Avec GEM-TASK, intégré à votre environnement GEM-WORK, toutes les tâches sont consignées dans une interface claire, attribuées à un responsable et accompagnées d’une échéance. Des rappels automatiques et des tableaux de bord visuels permettent à chacun de voir ce qui est en cours, ce qui est en retard et ce qui est à venir.

Comment prioriser quand tout semble urgent ?

Une planification défaillante ou bancale entraîne des retards, des dépassements de coûts et une démotivation des équipes. En effet, sans système clair, les équipes agissent dans l’urgence et non dans l’ordre stratégique des priorités. Il faut donc créer des plannings réalistes, qui soient flexibles mais rigoureux, capables d’anticiper les imprévus.

Avec GEM-TASK, grâce aux niveaux de priorité, étiquettes personnalisées et filtres dynamiques, vous pouvez classer les tâches selon leur importance réelle. Vous reprenez le contrôle de votre calendrier et de vos ressources.

Le module de gestion de projet de GEM-WORK décompose vos projets complexes en tâches gérables. L’interface intuitive aide vos chefs de projet à définir les tâches individuelles, attribuer des responsables, fixer des dates de début et de fin, et établir des interdépendances claires entre les activités.

GEM-TASK, et par extension GEM-WORK, mise sur le côté intuitif et simple de l’interface. En un coup d'œil, vous pouvez visualiser ce qui ne va pas et ajuster au besoin les ressources ou les échéanciers. De plus, la capacité à ajouter des descriptions détaillées, des pièces jointes et des check-list à chaque tâche garantit que l’ensemble des informations pertinentes sont centralisées et accessibles. En conséquence, cela minimise les ambiguïtés et les malentendus.

Améliorez la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe projet

Sans surprise, une bonne collaboration est le moteur d’un projet réussi. Une communication inefficace est l’une des principales causes d’échec d’un projet. En effet, bien souvent, les suivis sont éparpillés, les commentaires perdus dans des chaînes de courriels, et personne ne sait vraiment où en est le projet. C’est pourquoi les équipes ont besoin d’un outil qui facilite l’échange d’informations, la résolution de problèmes et la prise de décision collective. Sans se noyer dans des fils de courriels interminables.

Grâce à GEM-TASK, le module de gestion de projet intégré à GEM-WORK, ce problème est de l’histoire ancienne. En effet, GEM-TASK est conçu pour être un véritable hub central de collaboration. Chaque tâche contient un fil de commentaires interne, des pièces jointes et un historique. Tous les échanges restent centralisés, traçables et visibles uniquement par les personnes concernées. On évite les malentendus, on gagne en clarté et en efficacité.

De plus, au-delà de la collaboration au niveau de la tâche, GEM-WORK étend cette connectivité à l’ensemble de l’entreprise. Grâce à un répertoire d’employés, des annuaires de compétences et des profils utilisateurs détaillés, le chef de projet peut non seulement collaborer sur des tâches spécifiques, mais aussi identifier et contacter rapidement les bonnes personnes à travers votre organisation.

Comment assurer un suivi sans devenir gestionnaire à plein temps ?

La gestion de projet est un challenge perpétuel. Cela demande du temps, de l’énergie et beaucoup de patience. Le suivi des tâches devient une tâche en soi. Finalement, les responsables ou les chefs de projets passent plus de temps à courir après l’information qu’à faire avancer les projets. C’est la raison pour laquelle les chargés de projet ont besoin d’un outil qui équilibre la charge de travail et libère du temps pour la stratégie de développement.

Le module de gestion de projet GEM-TASK permet d’alléger les actions chronophages au quotidien. En effet, le système automatise les relances, les notifications, les changements de statut, alerte des retards, informe sur les besoins, et bien plus. Vous gérez vos projets sans microgérer les gens. En plus, vous avez accès à des rapports d’avancement générés en temps réel. Vous restez informé instantanément.

Ce que GEM-TASK change vraiment dans votre quotidien

1. Un cerveau externe pour votre entreprise

On a tous vécu ça : une idée brillante notée sur un coin de napkin ou une tâche mentionnée entre deux appels, puis… oubliée. GEM-TASK devient le point de vérité. Tout est consigné, hiérarchisé, attribué et suivi. Vous délestez votre mémoire et libérez de l’espace mental pour l’essentiel.

2. Un outil accessible à toute votre équipe

Pas besoin d’avoir fait 8 ans d’études pour utiliser GEM-TASK. L’interface est intuitive, même pour ceux qui n’ont jamais utilisé de solution numérique auparavant. C’est un logiciel tout-en-un pensé pour les équipes, pas seulement pour les gestionnaires.

3. Un système vivant, pas figé

Les projets ne sont jamais statiques. GEM-TASK s’adapte en temps réel : on peut modifier une tâche, changer le responsable, ajouter un commentaire ou réorganiser un projet en quelques clics. La flexibilité est au cœur du système.

GEM-TASK prend toute sa force avec GEM-WORK

GEM-TASK est encore plus puissant lorsqu’il est utilisé avec l’écosystème complet de GEM-WORK, qui inclut :

• GEM-CHECK : pour l’inspection numérique intuitive et accessible
• GEM-LINK : pour l’intégration d’un catalogue de plus de 300 fournisseurs
• GEM-BOOKS : pour la tenue de livres et la comptabilité
• GEM-PAY : pour la gestion de la paie en ligne
• GEM-SMS : pour la messagerie textuelle bidirectionnelle avec vos clients
• GEM-SIGN : pour la signature électronique instantanée légale
• GEM-BRANDING : pour la création et l’impression d’étiquettes à votre image de marque

Cette intégration native fait de GEM-WORK une plateforme tout-en-un, sans les maux de tête d’une intégration de logiciels tiers.

5 conseils pratiques pour optimiser votre gestion de projet avec GEM-TASK

1. Créez des modèles de tâches récurrentes

Ne recommencez pas à zéro chaque fois. Créez des templates pour vos suivis courants (ex. : onboarding client, vérification qualité, relance comptable). D'ailleurs, avant de plonger tête baissée, prenez le temps de définir des processus de gestion clairs. Comment allez-vous nommer les tâches ? Quels sont les statuts standard ? La standardisation de ces éléments au sein de GEM-TASK assurera la cohérence.

2. Commencez petit, visez grand

Il peut être tentant pour certaines équipes projets de vouloir tout mettre en œuvre d’un coup. Commencez par quelques projets pilotes, maîtrisez les fonctionnalités clés de GEM-TASK et intégrez progressivement les fonctionnalités les plus avancées.

3. Impliquez toute l’équipe dès le départ

L’adoption d’un nouvel outil dépend de l’engagement de votre équipe. Formez vos employés, invitez-les à documenter eux-mêmes les suivis et expliquez clairement les avantages pour chaque membre. Encouragez les retours d’information et adaptez l’outil. Moins de dépendance, plus de responsabilisation. Une équipe impliquée est une équipe productive.

4. Exploitez les rapports automatiques

Ne vous contentez pas d’enregistrer des données ; utilisez-les ! Les rapports et tableaux de bord de GEM-TASK sont conçus pour vous donner des informations claires et exploitables. Analysez et passez régulièrement en revue : quelles tâches reviennent le plus souvent ? Quelles étapes ralentissent vos projets ? GEM-TASK devient alors un outil d’amélioration continue.

5. Ne vous contentez pas de gérer : orchestrez

La vraie force de GEM-TASK, c’est que ce module de gestion de projet vous permet de piloter vos opérations comme un chef d’orchestre. La gestion de projet n’est jamais statique. L’important est donc de conserver une vision stratégique pendant que le système s’occupe du reste.

Foire aux questions

Est-ce que GEM-TASK est trop complexe pour une petite entreprise ?

Pas du tout. Notre module de gestion de projet est modulaire et adaptable : vous pouvez commencer avec des fonctions simples et évoluer graduellement selon vos besoins.

Est-ce accessible à distance ?

Oui. GEM-TASK fait partie intégrante de notre logiciel tout-en-un GEM-WORK qui est 100 % accessible dans le cloud. Vous pouvez gérer vos tâches depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez.

Est-ce que la gestion de projet est sécuritaire ?

Absolument. GEM-WORK respecte les normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes, avec hébergement au Canada.

Combien coûte la gestion de projet avec GEM-WORK ?

Le coût dépend du nombre d’utilisateurs et des modules activés. Mais pour une entreprise, le retour sur investissement est souvent immédiat, surtout en matière de temps gagné et d’erreurs évitées.